Importer en medlemsliste

Hvis du har en liste med alle dine medlemmer, kan du importere denne liste til Heyloyalty.

Bemærk: Den csv-fil, du importerer, må ikke være større end 10 MB. Er din fil større end dette, kan du splitte filen op i enkelte CSV-filer, som er mindre end 10 MB, hvorefter du kan importere dem én ad gangen.

Før import: Godkendte feltværdier

For at gøre importarbejdet så let som muligt skal du allerførst sikre dig, at de betegnelser/feltværdier, du har brugt om dine medlemmer, stemmer overens med de betegnelser, Heyloyalty bruger.

Mange af betegnelserne er de samme, men nedenfor finder du en liste over, hvilke der skiller sig ud:

  • Køn: Har du bedt medlemmet om at oplyse sit køn, bruges betegnelsen ’male’ eller ’female’.
     
  • Butik: Ved butik skal værdien matche de valgmuligheder, du har sat op. Hvis dine butikker hedder ’Aarhus’, ’Silkeborg’ og ’Herning’, skal værdien matche en af disse, eller hvis et medlem er tilknyttet mere end én butik, skal der fx stå ’Aarhus|Herning’ (adskilt af lodret streg (pipe) eller komma).
     
  • Ja/nej-felt: Ved svarvalgsmuligheder, der kræver, at medlemmet vælger enten ’ja’ eller ’nej’ af, skal værdien i feltet være enten ’yes’ eller ’no’.
     
  • Felt af typen ’enkeltvalgsmulighed’: Ved enkeltvalgsmuligheder, hvor medlemmet kun kan vælge ét svar, skal værdien matche én af de valgmuligheder, du har beskrevet ved oprettelse af feltet. 
     
  • Felt af typen ’flervalgsmulighed’: Ved flervalgsmuligheder, hvor medlemmet kan vælge mere end ét svar, skal værdien matche én eller flere af de valgmuligheder, du har beskrevet ved oprettelse af feltet. Fx ved et flettefelt, der hedder ’Interesser’, kan et medlem godt have flere interesser. Så skal værdien skrives således ’Løb|Fitness|Cykling’ (adskilt af lodret streg (pipe) eller komma). Alle værdierne skal som sagt bare matche de oplysninger, der står i feltet i Heyloyalty. 
     
  • Land: Ved oplysninger om medlemmets land skal landekoden for det specifikke land bruges. Heyloyalty anvender landekoder i formatet ISO 3166-1 alpha-2 format. Ved Danmark skriver du i så fald bare ’DK’.

Før import: Sådan gemmer du din fil korrekt

Inden du er klar til at importere dine medlemmer – uanset hvor de kommer fra – skal du sikre dig, at du har gemt din fil i det rigtige format, nemlig CSV og UTF-8.

Når du har din liste åben på computeren, skal du:

  1. Vælge ’Gem som’.
     
  2. Vælge ’CSV (semikolonsepareret)’ i filtype.


     
  3. Gem dokumentet.

    OBS: Du bliver muligvis mødt af nedenstående besked, når du forsøger at gemme dokumentet. Her klikker du bare ’Ja’.


     

Klar, parat, importer

Hvis der ingen medlemmer er på din liste endnu, klikker du på ’Importer medlemmer’ på siden, som dukker op, når du klikker på din tomme liste. 


 

Hvis din liste allerede har medlemmer, klikker du på listen, vælger ’Import/Eksport’ øverst og herefter ’Importer medlemmer’. Så kommer du til denne side:

  1. Klik på ’Vælg fil’.
     
  2. Find det dokument, du gerne vil importere. Husk at både formatet og feltværdierne skal være rigtige. 
     
  3. Klik på ’Importer medlemmer’. Så lander du på denne side: 

Her indstiller du, hvordan din liste skal importeres.

  1. ’Fjern kolonneoverskrifterne i filen’: Først skal du tage stilling til, hvorvidt du vil ’fjerne kolonneoverskrifter fra filen’ eller ej. Har du kolonneoverskrifter i din Excel-fil, kan du, hvis du vælger ’Ja’, se, at kolonneoverskrifterne i venstre spalte forsvinder.
    Det kan dog være en fordel at gøre dem synlige, når du skal inddele dine medlemsoplysninger, men husk at vælge ’Ja’ efterfølgende, da du ikke kan importere kolonneoverskrifter.

    Vælg til gengæld ’Nej’, hvis du udelukkende har medlemsoplysninger på din liste – altså ingen kolonneoverskrifter - da øverste medlem ellers vil blive slettet.
     
  2. ’Håndtering af dubletter’: Her skal du tage stilling til, hvordan du vil håndtere identiske medlemsoplysninger. De dublet-indstillinger, du valgte, da du oprettede listen, er automatisk overført hertil, men du kan sagtens ændre det i den specifikke import, du er i gang med nu.
     

    - Vælger du ’Gør ingenting’, får du den hurtigste import. Her beholdes alle identiske medlemsoplysninger (fx ens e-mails eller mobilnumre).


    - Hvis der er tale om en import af allerede importerede data, hvor du altså ønsker at opdatere din medlemsliste, kan du vælge ’Opdater’. Her skal du så efterfølgende angive, hvilken oplysning der skal opdateres ud fra. Medlemsoplysningerne bliver så opdateret og importeret ud fra den valgte kolonne i filen. Hvis du fx angiver e-mail, bliver medlemmets e-mail det unikke felt, mens alle andre felter opdateres til de nye oplysninger, der indgår i importfilen. 

    - Vælges ’Ignorer’, skal du også her angive et unikt felt. Her importeres identiske medlemsoplysninger ikke ud fra den valgte værdi (modsat ’Gør ingenting’). Dvs. hvis du vælger ’E-mail’ som unikt felt, vil et medlem, som har samme e-mail-adresse som et andet medlem, ikke importeres. 
     
  3. ’Send eventuelle fejl i importfil til’: Skriv den e-mail adresse, hvortil du vil have sendt filen med eventuelt ikke-importerede medlemmer.
     
  4. ’Se felterne fra de første linjer/rækker fra din importfil’: Nu skal du inddele medlemsoplysningerne. I drop-down-menuen vælger du mellem de forskellige felter, du har tilvalgt, da du oprettede din liste:


     

    Kig på, hvilke oplysninger du har på medlemmet. Er det fx en e-mail, vælger du ’E-mail’ i menuen. Er det køn, vælger du ’Køn’ osv.

    Ved hjælp af piletasterne ved siden af kolonnen ’Medlem’ kan du se de første 5 rækker i din fil. Alternativt kan det være en fordel at have din fil åben ved siden af, når du skal inddele oplysningerne. 

    Har du oplysninger, som du ikke finder nødvendige på din nye liste, eller felter, der ikke er udfyldt, vælger du ’Se bort fra’. Så medtages de ikke i importen. 

    AUTOMATISK VELKOMST VED IMPORT

    Hvis du har oprettet en autoresponder, som trigger på tilmelding, vil det ved importen også være muligt at vælge, om der skal sendes en automatisk velkomst-besked til de nye, importerede medlemmer.

     


    Har du medlemmernes fornavn og efternavn i samme kolonne, vælger du ’Fornavn’. Vær dog opmærksom på, at du, hvis du vil ønsker at anvende flettefelter, hvori du kun indfletter medlemmets fornavn (fx ”Hej Ole, …”), skal lave ændringer. I så fald skal du stoppe importen, åbne din Excel-fil med medlemsoplysningerne og indsætte en ny kolonne, hvorefter du kan splitte oplysningerne op i to kolonner med fornavn og efternavn. Se, hvordan du gør dette her
     
  5. Klik på ’Importer medlemmer’. Hvis ikke alle medlemmerne i din fil kan importeres, får du en fejlmelding som denne:


    Derudover sendes der også en mail til den e-mail-adresse, du angav før. I mailen er der vedhæftet en fil med de medlemmer, der ikke blev importeret. 
     

    Her vil der stå, hvorfor medlemmerne ikke er blevet importeret. Det kan være, du har angivet en værdi, der ikke stemmer overens med dem, der bruges i Heyloyalty. Se dem her. Hvis der mangler et ’@’ i e-mail-adressen, kan der fx stå:

    MÆRKELIGE TEGN I DIN LISTE?

    Du skal i øvrigt ikke bekymre dig om, at fx ’æ’, ’ø’ og ’å’ kan se underligt ud i din Excel-fil med medlemmer. Så længe du har gemt den i det rigtige format og med den rigtige kodning, vil listen se rigtig ud, når den er importeret til Heyloyalty.


    Når du har rettet grunden til, at medlemmerne ikke kom med i første forsøg, skal du med samme procedure importere listen igen for at få de sidste medlemmer med. Husk så at vælge ’Opdater’ eller ’Ignorer’ i ’Håndtering af dubletter’, så du ikke får de medlemmer, der ikke var fejl med, importeret 2 gange. 

    Hvis du ikke får nogle fejl ved import, vil du komme tilbage til listeoversigten, hvor du kan se et skærmbillede i stil med dette:

    Afhængig af antallet af medlemmer kan importen godt tage noget tid. Opdater siden for at se, om importen er færdig. Så vil du kunne se, at antallet af medlemmer på listen stiger, og til sidst, når importen er færdig, vil ”Importerer”-teksten forsvinde.  

MANGE MEDLEMMER?

Psst. Du kan have lige så mange medlemmer på din liste, som du ønsker. Med en Heyloyalty-konto kan du sende alle de kampagner til alle de medlemmer, du ønsker. Husk dog, at prisen stiger, hvis du overskrider det antal udsendte e-mails, som indgår i din licenspakke.

Next entry: Listestatistik

Previous entry: Tilføj medlemmer enkeltvis